Planilha de controle de licenças de software: modelo com alerta de vencimento
Licença vencida descoberta pelo usuário que não consegue abrir o programa. Licença paga que ninguém usa há seis meses. Se alguma dessas já aconteceu com você, o problema não é falta de ferramenta, é falta de controle. Para a maioria das TIs pequenas e médias, uma planilha bem feita resolve.
1. Quais colunas a planilha precisa ter
| Coluna | Para quê |
|---|---|
| Software / Fornecedor | Identificação |
| Tipo (assinatura, perpétua, por usuário) | Define a regra de renovação |
| Qtd. comprada | Base do cálculo |
| Qtd. em uso | Mostra a sobra ou a falta |
| Custo unitário mensal | Cálculo do desperdício |
| Data de vencimento | Alerta |
| Responsável | Quem renova |
2. Fórmulas que fazem o trabalho por você
Dias para vencer: =F2-HOJE()
Status: =SE(G2<0;"VENCIDA";SE(G2<=30;"RENOVAR";"OK"))
Desperdício mensal: =MÁXIMO(0;C2-D2)*E2
Depois aplique formatação condicional: vermelho para "VENCIDA" e amarelo para "RENOVAR". Some a coluna de desperdício no topo, porque esse número é o que convence a diretoria.
3. Rotina de 15 minutos por mês
- Filtrar o status "RENOVAR" e abrir o pedido de compra.
- Atualizar a quantidade em uso pelo painel do fornecedor (M365, Google Workspace, Adobe).
- Cancelar ou realocar as licenças sobrando.
4. Bônus: deixe a IA escrever a justificativa
Com o desperdício calculado, use este prompt:
"Atue como gestor de TI. Com estes dados [colar a tabela], escreva um e-mail curto para a diretoria propondo cancelar as licenças sem uso, com economia mensal e anual e o risco de não fazer."
Quando a planilha deixa de servir
Acima de umas 300 licenças, ou quando você precisa de descoberta automática nas máquinas, vale olhar GLPI ou Snipe-IT. Até lá, a planilha é mais rápida e você não gasta nada.
Por Renan Battu, Repatech Solutions.